Email

  

• Istilah "e-mel" (sebagai satu kata nama atau kata kerja) membawa maksud sistem e-mel internet  berasaskan Protokol Pemindahan Mel Mudah (SMTP) dan juga sistem-sistem X.400, serta sistem-sistem internet yang membolehkan para pengguna dalam satu organisasi mengirim e-mel sesama sendiri.
  
• E-mel sering digunakan untuk mengirim mesej secara besar-besaran tanpa diminta yang dipanggil "spam", namun adanya program penapis untuk memadamnya, bergantung kepada situasi.

SEBAB EMAIL MENJADI PILIHAN

• Secara amnya email digemari kerana ia adalah alat komunikasi serba boleh.  Ia mudah diguna, murah, cepat, dan reliable.  Jika ditulis dalam bentuk semiformal atau tidak formal, ia lazimnya cepat dibalas berbanding dengan surat biasa dan faks.  Bagaimanapun, pengguna perlu menyedari bahawa e-mail bukanlah satu alat komunikasi yang segerak (synchronous) seperti telefon di mana kedua pihak boleh berkomunikasi dengan serta merta sehingga matlamat mereka berkomunikasi tercapai.  Kelemahan e-mail ini perlu disedari sebelum ia diatasi.

CARA MENGHASILKAN EMAIL

• Untuk mendapatkan perkhidmatan e-mail, anda mestilah terlebih dahulu mendapatkan akaun e-mail daripada pengurus rangkaian atau melalaui pembekal PPI anda.  Jika tempat anda bekerja sudah mempunyai sambungan ke Internet, pengurus rangkaian boleh membuka akaun e-mail untuk anda di komputer yang menjadi pelayan e-mail.  Jika tidak, anda boleh  menghubungi PPI seperti Jasing dan TMNet untuk melanggan Internet dan seterusnya mendapatkan akaun e-mail di samping kemudahan internet yang lain.

ALAMAT EMAIL

• Alamat e-mail adalah alamat yang digunakan oleh pelayan e-mail yang mengendalikan penghantaran e-mail ke destinasinya. Ia adalah gabungan nama pengguna (nama akaun e-mail) dengan nama domain bagi pelayan e-mail di mana pengguna mendaftarkan akaun e-mailnya. Format alamat e-mail adalah seperti berikut :
  nama_pengguna@nama_domain_pelayan_ e-mail

 
KOMPONEN ASAS EMAIL

Mel elektronik mengandungi tiga komponen utama, iaitu :

• Kepala
  
  • Kepala e-mail mengandungi banyak maklumat tentang e-mail yang dihantar.  Jumlah maklumat yang dimasukkan ke dalam e-mail berbeza di antara satu pelayan dengan pelayan lain.  Bagaimanapun, kepala e-mail pada asasnya mengandungi maklumat tentang tarikh, waktu dan zon waktu penghantar, alamat penerima, alamat penghantar dan subjek e-mail.  Dibawah adalah satu contoh kepala  e-mail yang hanya mengandungi beberapa maklumat asas.
    
    Date: Tue, 15 Oct, 1996 15:35:51 + 0800
    From: Fariza Osman >fariza@ma.mimos.my
    To: Ahmad Zaharim <ahzaha@pkrisc.cc.ukm,my>
    Subject: Vice Cancelor
    
    Barisan yang pertama menunjukkan tarikh, waktu dan zon waktu penghantar.  Salah satu daripada beberapa kecuaian yang sering dilakukan oleh pengguna e-mail ialah dalam penyediaan tarikh, waktu dan zon waktu yang betul.  Pastikan ia betul supaya penerima dapat mengetahui waktu sebenarnya e-mail ditulis.  Barisan yang kedua dan ketiga mengandungi maklumat tentang nama sebenar penghantar dan alamat e-mailnya serta nama sebenar penerima serta alamat e-mailnya.  Barisan yang keempat mengandungi tajuk e-mail tersebut.
    
• Teks badan
• Tandarangan

PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL

Panduan Am
Pengguna akan menerima e-mail yang dihantar kepadanya jika dia kerap memeriksa akaun e-mailnya. Oleh itu penghantar perlu mengetahui samada penerima adalah pengguna e-mail yang aktif atau tidak.  Berikut adalah beberapa panduan umum yang boleh digunakan oleh pengguna e-mail:

• Pastikan alamat penerima adalah betul
  
  • Alamat yang sala holeh memalukan pengirim atau menimbulkan kekeliruan dan konflik jika diterima oleh orang lain.  Pastikan juga bahawa alamat penerima dieja dengan betul supaya boleh dihantar oleh pelayan e-mail dengan segera.  Jika alamat yang  ditulis tidak wujud, pelayan e-mail akan memaklumkannya kepada penghantar dan ini boleh melambatkan proses komunikasi.

• Ketahui penerima e-mail
  
  • Nada penulisan seharusnya disesuaikan dengan pertalian yang wujud antara penghantar dengan penerima.  Jika penghantar tidak mengenali penerima, maka ada baiknya jika bentuk penulisan secara formal digunakan.  Cuba elakkan dari menulis sesuatu yang lucu buat permulaan.

• Awas! Apabila menulis sesuatu yang lucu
  
  • Adakalanya sesuatu yang lucu bagi anda mungkin tidak lucu bagi penerima atau menyakitkan hatinya.  Ia harus dielakkan sekiranya pengguna menulis kepada seseorang yang tidak dikenali.  Adakalanya penerima yang dikenali juga mendapati sesuatu yang disangkakan lucu oleh penghantar sebagai  tidak lucu.

• Awas! Apabila menghantar sesuatu yang sulit
  
  • e-mail mudah dibaca oleh pengguna lain.  Pastikan kedua-dua pihak yang lain ingin menghantar sesuatu yang sulit menggunakan program khas seperti PGP bagi mengkodkan utusan ke satu format yang tidak boleh dibaca oleh pengguna lain.

PERBANDINGAN ALAT KOMUNIKASI
 

Butiran	Email	Surat	Telefon	Faks
Kelajuan	Serta-merta	Beberapa Hari	Serta-merta	Serta-merta
Kos	Murah	Murah	Mahal	Mahal
Keselamatan	Selamat	Kurang selamat	Selamat	Selamat
Kerahsian	Rendah	Tinggi	Tinggi	Rendah
Gaya penulisan	Tidak formal	Formal/Tak Formal	Formal/Tak Formal	Formal/Tak Formal
Jawapan	Tidak segera	Tidak segera	Segera	Tidak segera
Komunikasi berkumpulan	Mudah	Sukar	Mudah/ Sukar	Mudah
Menyatakan Emosi	Rendah	Sederhana	Tinggi	Sederhana